Объяснительная записка на работу: как правильно написать

В процессе трудовой деятельности часто возникают ситуации, когда работник не присутствовал на своем трудовом месте без основательных причин, не поставив в известность начальство.

Актуальный вопрос, возникающий в такой ситуации: «Как написать объяснительную записку на работе за прогул?», какие указать причины пропуска, что бы защитить себя с юридической точки зрения и не допустить увольнения.

Что это за документ?

Согласно юридической терминологии. прогул – это обстоятельство, когда член рабочего коллектива не явился на работу в течение дня или же более 4 часов подряд.

Указанные проступки квалифицируются как нарушение Трудового Кодекса, поскольку наносят вред производственному процессу и тянут за собой материальные убытки.

Хоть от подобного случая никто и не застрахован, но работник должен серьезно задуматься о последствиях подобных действий и том, каким образом их минимизировать.

Стоит учесть, что за подобное нарушение трудового законодательства предусмотрено увольнение.

Коллизия закона заключается в том, что в нем не указано, какие основания пропуска рассматриваются как уважительные. В результате, конфликты между начальником и сотрудником возникают довольно часто, при этом, каждый применяет свой аргумент.

Если подобная ситуация имела место быть и пропуск случился, сотрудник в обязательном порядке должен будет дать пояснения начальству в виде объяснительной записки.

Объяснительная записка о прогуле – административный документ, в котором дается пояснение причин неявки, невыполнение своих должностных обязанностей и других пунктов основных документов предприятия, регулирующих трудовые взаимоотношения.

В каких случаях требуется?

Если неявка была совершена, и этот факт стал известен руководству, оно вправе требовать написания письменного пояснения.

Установление факта неявки осуществляется подтверждением коллектива, начальника смены или отдела, актом неявки на работу члена рабочего коллектива, что становится веским аргументом для получения письменного пояснения. Юридически, начальник обязан обосновать, что неявка была действительно неуважительной.

Поскольку факт нарушения имел место быть, то руководство имеет полное право на получение письменного объяснения причин прогула от самого работника.

Стоит акцентировать внимание на том, что согласно трудовому законодательству, объяснительную записку руководство вправе требовать на протяжении месяца после осуществления дисциплинарного проступка.

Читайте также:Особенности прекращения договора розничной купли продажи

Чем грозит работнику?

Решение про написание объяснений в письменной форме принимает сам сотрудник, то есть именно он решает, писать пояснение о своем проступке или нет. Если все же пропуск объясним аргументированными причинами, то их обязательно следует указать.

Трудовой кодекс регламентирует получение письменного пояснения как элемент процесса привлечения подчиненного к наказанию за невыполнение трудовой дисциплины. Следовательно, объяснительная за прогул и ее содержание выступает правовой основой для подтверждения факта нарушения и выбора способа наказания.

Дисциплинарное взыскание осуществляется не позже месяца после установления проступка, его наложение не позже полугода со дня совершения.

За одно нарушение положено одно взыскание. Если член коллектива уже получил за прогул выговор, то лишение премии или же увольнение недопустимы.

Обязателен ли?

Объяснительная записка является служебно-кадровым документом, в котором работник дает пояснение причин своего прогула.

Если имеются документы, подтверждающие или объясняющие причины, их в обязательном порядке следует добавить к записке.

Правовой акцент делается на то, что ТК не установлены причины прогула, рассматриваемые как уважительные. Следовательно, рассматривать пояснение и причины, как уважительные или не относящиеся к таковым, будет непосредственно начальник, то есть оценка будет сугубо субъективной.

Такая процедура оценки причин прогула вызывает, как правило, множество споров между работодателем и починенным.

Стоит знать, что написание пояснительной записки не является обязанностью работника, однако без его пояснений неявка будет квалифицирована как таковая безапелляционно. Другими словами говоря, шансов оспорить сокращение не будет.

Могут ли уволить без него?

Если член рабочего коллектива после неявки так и не вышел на работу, его могут рассчитать за систематические прогулы. Днем увольнения считается заключительный день его трудовой деятельности.

Если же сотрудник явился и продолжает работать, ему выдается письменное предупреждение про увольнение, датой остановки действия трудового договора принято считать дату приказа об расчете, после чего он обязан поставить подпись в личной карте о выдаче ему трудовой книжки на руки.

В варианте, когда сотрудник на работу так и не явился в день приказа о расчете, его копия и вызов прийти за трудовой высылаются заказным письмом на домашний адрес.

Как составляется объяснительная за прогул на работе

Как грамотно написать? Объяснительная за неявку пишется в вольной форме и от руки. Стиль изложения должен быть деловым.

Читайте также:Проблематика применения норм трудового права по аналогии

Структура документа должна содержать следующие элементы:

• в правом верхнем углу первой строчкой указывается наименование предприятия, его организационно-правовая форма, на следующей строчке должность и ФИО руководителя, которому предоставляется пояснение;
• посередине пишется наименование документа – объяснительная записка о неявке на работу;
• затем следует само пояснение причин в произвольной форме изложения;
• после — дата и подпись
• если есть документальное подтверждение уважительности причин отсутствия, на них ссылаются в тексте, делая приложение, добавляют к документу.

Составление объяснительной записки за прогул имеет определенные рекомендации, с целью защиты прав и интересов самого работника:

• стиль изложения должен быть деловым, лаконичным и не иметь эмоциональной окраски;
• обязательным условием является наличие шапки документа, правильное наименование предприятия, должность, фамилия, имя, отчество того, кому адресовано пояснение;
• правильно указать название документа;
• исходящий номер и дата регистрации;
• должность, ФИО, подпись.

Причины, не являющиеся уважительными:

1. неявка на рабочее место на протяжении дня или 4 часов;
2. неявка без причин и не уведомление руководства об этом;
3. факт пропуска зафиксирован и имеет документальное подтверждение.

Поправка: если неявка длилась ровно 4 часа, без единой дополнительной минуты – это не прогул; если у сотрудника нет личного рабочего места, а он находился на территории предприятия – это тоже не прогул; в случае, когда подчиненный по объективным причинам не смог вовремя сообщить о своем отсутствии, то такие обстоятельства могут считаться уважительными.

Законные причины:

• временная потеря трудоспособности;
• выполнение государственных обязанностей (например, член избирательного участка на выборах);
• донорство крови;
• задержание сотрудниками полиции, арест;
• сложные погодные условия и проблемы с транспортом;
• в случае задержки зарплаты более чем на две недели (работник должен уведомить начальника о невыходе в письменной форме);
• вызов в суд.

Читайте также:Схема движения транспорта по территории предприятия образец

В результате пропуска по уважительной объективной причине, следует предоставить документальное подтверждение (больничный, повестку в суд, справку).

После написания пояснительной записки он регистрируется в канцелярии или в отделе кадров и отдается секретарю руководителя или же непосредственно ему самому.

Согласно трудового законодательства, работник должен написать и предоставить объяснительную записку о пропуске в течение 2 рабочих дней.

Часто задаваемые вопросы

В каких случаях лучше не составлять?

Если имеет место длительный пропуск без законных причин, возникает проблема с сокращением и привлечением к ответственности.

Пояснение причин начальник требует путем направления письма, даты отправки и получения часто разнятся со сроками, прописанными в законе, следовательно, проще оспорить сокращение в судебной инстанции.

Была неделя прогула. Стоит ли писать?

Согласно трудового законодательства, 7 дней относят к длительному прогулу, за которым следует увольнение. Объяснительную можно написать, указав причины. Кроме того, в объяснительной можно просить об оформлении периода пропуска в форме отпуска за свой счет.

Были пропущены дни перед больничным. За них нужно отчитываться?

Если имеют место пропуски рабочих дней перед больничным, за них так же придется написать пояснение, однако в этом случае больше шансов считать причины пропуска уважительными.

Таким образом, грамотный подход к написанию объяснительной записки может помочь сохранить рабочее место и минимизировать дисциплинарные взыскания, а возможно и избежать их.

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Источник: lawsexp.com