Я советую писать объяснительную максимально подробно. Это дает ряд преимуществ. Во-первых, Вы показываете, что вопрос проработан, последствия оценены, и приняты меры по сглаживанию эффекта от происшествия. Во-вторых, по формальным признакам подробная записка может закрыть вопрос. В-третьих, детальная записка сокращает вероятность личного контакта с руководством: если в записке изложена вся информация, то и вызывать незачем. А личный контакт в такой ситуации, как правило, нежелателен.
Обязательно включите в объяснительную записку следующие разделы:
- Описание того, что произошло.
- Причины происшествия.
- Последствия (здесь надо показать, что Вы понимаете последствия происшествия).
- Что нужно предпринять, чтобы минимизировать последствия и не допустить повторения (покажите, что ситуация проанализирована, уроки извлечены).
Еще один совет. В тексте старайтесь придерживаться строго официального стиля (ознакомьтесь с его особенностями по ссылке), избегать эмоциональных реплик, используйте нейтральные слова. То, что допустимо в рабочей переписке, может быть неприемлемо в такой записке.
Если ситуация сложная, то лучшим выходом может быть подчеркнутая официальность.
Суть происшествия
Коротко опишите суть события, которому посвящена объяснительная записка. Отразите информацию в объеме, достаточном для того, чтобы получатель сориентировался и понял, о каком событии идет речь. Если описание сложное, то дайте ссылки на источники информации, из которых при необходимости могут быть получены дополнительные данные.
- Например: 20.12.2010 Я задержалась и была в офисе на 30 минут позже времени, установленного распорядком.
- Например: 11.01.2014 Со счета клиента похищены денежные средства. Подробности в материалах дела N _______ от ___________.
- Например: 10.01.2009 Вирус уничтожил результаты двух недель работы исследовательской группы.
Читайте также:Специалист по хозяйственной части должностная инструкция
Причины, вызвавшие события, которым посвящена записка
Описание причин, повлекших за собой события, которым посвящена записка.
- Например: Причиной задержки стала необходимость отвести ребенка в школу и поговорить с преподавателем перед первым уроком.
- Например: Причиной потери денежных средств стали злонамеренные действия криминальных элементов, подделавших подписи на платежных документах.
- Например: Причиной проникновения вируса стало использование нелицензионного антивирусного программного обеспечения, которое не обновляется вовремя и не получает своевременно сигнатуры новых вирусов.
Последствия
Оценка последствий происшествия или информация о необходимости проведения детального анализа в дополнительное время.
- Например: Опоздание привело к тому, что произошел временной сдвиг в подготовке документов. Но это не повлияло на работу компании. Заинтересованные подразделения получили документы вовремя.
- Например: Компания, вероятно, будет вынуждена компенсировать клиенту потери. Решение по этому вопросу необходимо принять.
- Например: Потеряны результаты работы. Сроки отодвигаются на неделю, необходимую для повторения работ. Возрастут расходы на выполнение работ.
Мероприятия по снижению последствий и исключению повторения вновь
Мероприятия делятся на две группы: шаги по минимизации ущерба от конкретного события и шаги по минимизации вероятности возникновения таких событий вновь.
- Например: Для обеспечения своевременной подготовки документов я задержалась после работы и подготовила их. С целью недопущения нарушений трудовой дисциплины мною впоследствии предлагаю установить мне гибкий график работы, позволяющий с согласия непосредственного руководителя иногда задерживаться утром, если нет срочной работы, при условии, что я отработаю задержку вечером, после завершения официального рабочего времени. Такой график работы необходим мне в связи с тем, что мои семейные обязанности предусматривают общение с учителями моего ребенка.
- Например: По факту происшествия обратились в правоохранительные органы. Заведено уголовное дело. Осуществляется поиск злоумышленников. Для исключения подобных происшествий предлагаю усовершенствовать процедуры верификации поручений клиентов.
- Например: Подняты копии каталогов. На основе этих материалов результаты работы могут быть восстановлены вдвое быстрее, чем были получены, то есть за неделю. Внесены изменения в планы и бюджет. Новые сроки согласованы с заказчиками. Для исключения подобных происшествий приобретен лицензионный антивирус.
Читайте также:Пример административного правонарушения по неосторожности
Пример — Объяснительная записка после проверки тайным покупателем
Руководителю смены N 3 продавцов АЗС Иванову И. И.
от старшего продавца Петровой И. В.
12.08.2016 проходила проверка работы продавцов тайным покупателем. Обслуживая тайного покупателя, я не поприветствовала его, не сообщила о проходящей акции и не попрощалась.
В этот день был большой поток покупателей. В результате я допустила недочеты в работе, описанные выше.
Я понимаю, что вежливое общение с покупателями необходимо для того, чтобы посетители становились нашими постоянными покупателями, а информирование об акциях способствует более полному удовлетворению потребностей посетителей и повышает наш доход.
В связи с произошедшим обязуюсь принять следующие меры:
- Составить памятку со списком всех действий, которые я должна выполнять при общении с покупателем.
- Разместить памятку на видном мне месте.
- Каждый раз перед началом работы просматривать памятку.
- Своевременно вносить в нее изменения при проведении различных акций.
Петрова И. И. Дата, подпись
Источник:
